In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Postfächer freigeben (Shared Postfach) und Berechtigungen (z.B. eine Postfachstellvertretung) verwalten können.
Um die folgenden Einstellungen vornehmen zu können, sind Admin-Rechte notwendig. Loggen Sie sich dafür im Microsoft 365 Admin Center ein.
Sie können entweder die Berechtigungen von bestehenden Benutzern anpassen oder auch von einer eigenständig freigegebenen Mailbox.
Unter Benutzer -> aktive Benutzer finden Sie die angelegten Benutzer. Mit einem Klick auf den jeweiligen Benutzer öffnet sich rechts eine Übersicht, bei der Sie unter dem Unterpunkt "Email" die Postfachberechtigungen verwalten können.
Sie können die folgenden Berechtigungen mit einem freigegebenen Postfach verwenden:
-
Vollzugriff: Die Berechtigung „Vollzugriff“ ermöglicht es einem Benutzer, das freigegebene Postfach zu öffnen und als Besitzer dieses Postfachs zu agieren. Nach dem Zugriff auf das freigegebene Postfach kann ein Benutzer Kalenderelemente erstellen, E-Mails lesen, anzeigen, löschen und ändern sowie Tasks und Kalenderkontakte erstellen. Ein Benutzer mit der Berechtigung "Vollzugriff" kann jedoch keine E-Mails über das freigegebene Postfach senden, außer er hat auch die Berechtigung "Senden als" oder "Senden im Auftrag von".
-
Senden als: Die Berechtigung „Senden als“ ermöglicht es einem Benutzer, die Identität des freigegebenen Postfachs beim Senden einer E-Mail zu wechseln. Wenn ein Benutzer sich beispielsweise beim separaten freigegebenen Postfach „Marketingabteilung“ anmeldet und eine E-Mail sendet, sieht es so aus, als wäre die Nachricht von der Marketingabteilung gesendet worden.
-
Senden im Auftrag von: Die Berechtigung „Senden im Auftrag von“ ermöglicht es einem Benutzer, E-Mails im Namen des freigegebenen Postfachs zu senden. Dem Empfänger wird dann angezeigt, dass Email Adresse 1 im Auftrag von Email Adresse 2 gesendet hat.
Das freigegebene Postfach wird in der Outlook-App bei den Benutzern automatisch angezeigt, nachdem Sie Outlook geschlossen und erneut gestartet haben.
In der Web Version von Outlook muss dies manuell hinzugefügt werden. Dazu finden Sie weitere Informationen hier.
Weitere Informationen zu Postfachberechtigungen und freigegebenen Postfächern finden Sie auch in folgenden Microsoft Artikeln:
English Version:
How can I set up a shared mailbox and manage permissions in Microsoft 365?
In this article, you will learn how to share mailboxes and manage permissions.
To make the following settings, admin rights are required. Please log in to the Microsoft 365 Admin Center
You can either adjust the permissions of existing users or of an independently shared mailbox.
Under Users -> Active users, you will find the created users. By clicking on a specific user, an overview will open on the right side, where you can manage mailbox permissions under the "Email" section.
You can use the following permissions with a shared mailbox:
-
Full Access: The "Full Access" permission allows a user to open the shared mailbox and act as the owner of that mailbox. After accessing the shared mailbox, a user can create calendar items, read, view, delete, and modify emails, as well as create tasks and calendar contacts. However, a user with the "Full Access" permission cannot send emails from the shared mailbox unless they also have the "Send As" or "Send on Behalf of" permission.
-
Send As: The "Send As" permission allows a user to switch the identity of the shared mailbox when sending an email. For example, if a user logs into the separate shared mailbox "Marketing Department" and sends an email, it will appear as though the message was sent by the Marketing Department.
-
Send on Behalf of: The "Send on Behalf of" permission allows a user to send emails on behalf of the shared mailbox. The recipient will then see that Email Address 1 sent the email on behalf of Email Address 2.
The shared mailbox is automatically displayed in the Outlook app for users after they have closed and restarted Outlook.
In the web version of Outlook, this must be added manually. You can find more information on this here.
Further information on mailbox permissions and shared mailboxes can also be found in the following Microsoft articles: