English Version below

1. Welche Vorteile bietet mir die Umstellung auf die neue Plattform?
2. Wo befindet sich der Serverstandort?
3. Wie viele E-Mails kann ich zukünftig pro Tag versenden?
4. Ändert sich die Anzahl von Empfängern pro E-Mail-Weiterleitungen?
5. Ich habe Aliasnamen für mein E-Mail-Konto erstellt, die ich zum Senden und Empfangen von E-Mails verwende. Werden diese Aliasnamen auch migriert?
6. Gibt es eine Begrenzung von E-Mail-Konten (Lizenzen) pro Domain?
7. Catchall E-Mail-Adressen
8. Weitere Informationen zum Thema Datenschutz bei Microsoft 365

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Welche Vorteile bietet mir die Umstellung auf die neue Plattform? 

• Synchronisierung zwischen Ihren Geräten - Mobiltelefon, Tablet oder Desktop   
• Unterstützung durch unsere Microsoft 365-Experten   
• Lernfähiger Junk/Spamfilter 
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (Multifaktorauthentifizierung) für Ihr E-Mail-Konto für mehr Sicherheit 
• Möglichkeit eines Upgrades, um das volle Microsoft 365-E-Mail-Erlebnis mit gemeinsamen Kalendern, Kontakten und der gesamten Microsoft 365-Appssuite einschließlich Office und Cloud-Speicher zu erhalten. 

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Wo befindet sich der Serverstandort? 

Microsoft 365 wird auf den Servern unseres Partners Microsoft gehostet. Kundendaten können in mehreren internationalen Microsoft-Rechenzentren gespeichert sein. Microsoft entscheidet derzeit auf der Grundlage von zwei Faktoren, wo die Kundendaten gespeichert werden: (i) die „Standardregion des Mieters“ und (ii) die verfügbaren „Regionen“ für einen bestimmten Dienst. Bei den in Deutschland ansässigen Kunden von Host Europe, die M365 E-Mail oder Exchange Online, Microsoft ToDo, OneDrive und SharePoint nutzen, werden die Kundendaten derzeit in Deutschland gespeichert (Stand: 12.11.2024). Für andere M365-Dienste kann die Lage anders sein. Weitere aktuelle Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten und personenbezogener Daten durch Microsoft finden Sie in der Microsoft-Kundenvereinbarung (insbesondere des Abschnitts Datenschutz- und Sicherheitsbedingungen der Microsoft-Produktbedingungen, die durch Verweis in die Microsoft-Kundenvereinbarung aufgenommen werden). 

Weiterführende Infrmationen zum Thema Datenschutz finden Sie hier.

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Wie viele E-Mails kann ich zukünftig pro Tag versenden? 

Sie können pro Domain (Tenant) bis zu 10.000 E-Mails pro Tag an 1.000 Empfänger versenden. 

Weitere Limits finden Sie hier:

https://www.hosteurope.de/faq/microsoft365/allgemeines_m365/m365-limits

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Ändert sich die Anzahl von Empfängern pro E-Mail-Weiterleitungen? 

Ab sofort wird die Anzahl der Empfänger pro Weiterleitung auf 10 begrenzt. Falls Sie vor der Migration mehr als 10 Weiterleitungen eingestellt haben, werden wir alle für Sie migrieren. Allerdings können Sie anschließend keine weiteren Weiterleitungen hinzufügen. Wir arbeiten momentan daran, diese Beschränkung in der Zukunft zu ändern. 

Falls Sie mehr Weiterleitungen benötigen, können Sie die Anzahl erhöhen, indem Sie diese verschachteln. 

Beispiel: 

1. Abteilung@domain.de -> hilfsadresse1@domain.de and hilfsadresse2@domain.de 
2. hilfsadresse1@domain.de -> mitarbeiter1@domain.de ……… mitarbeiter10@domain.de 
3. hilfsadresse2@domain.de -> mitarbeiter11@domain.de and mitarbeiter12@domain.de 

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Ich habe Aliasnamen für mein E-Mail-Konto erstellt, die ich zum Senden und Empfangen von E-Mails verwende. Werden diese Aliasnamen auch migriert? 

Ja, Aliase werden wir für Sie migrieren. 
 
Ein E-Mail-Alias ermöglicht es Ihnen, E-Mails zu empfangen, ohne Ihre Microsoft 365-E-Mail-Adresse preiszugeben. Alle an einen Alias gesendeten E-Mails werden an den Posteingang Ihres primären E-Mail-Kontos weitergeleitet. Dieses Feature ermöglicht es Ihnen, ein einzelnes E-Mail-Konto zu diversifizieren, ohne mehrere E-Mail-Konten zu benötigen, und Sie können bis zu 400 Aliase für ein E-Mail-Konto erstellen. 

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Gibt es eine Begrenzung von E-Mail-Konten (Lizenzen) pro Domain? 

Es gibt eine Beschränkung von 300 E-Mail-Postfächer (Lizenzen) pro Domain. Aliase und Weiterleitungen sind in diesem Limit nicht enthalten. 

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Catchall E-Mail-Adressen 

Wenn Sie Catchall-E-Mail-Adressen (z.B. *@domainname.de) angelegt haben, können wir diese im Rahmen der Migration übernehmen. 

Wir empfehlen hier jedoch nicht, diese weiter zu verwenden, da die Verwendung vom CatchAll Adressen die Zustellung von unerwünschten E-Mails erleichtert, da hier der Absender die eigentliche E-Mail-Adresse des Empfängers nicht kennen muss.

Richten Sie bitte anstatt von Catchall-Adressen daher konkrete E-Mail-Adressen ein. 

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weitere Informationen zum Thema Datenschutz bei Microsoft 365

Bei Host Europe haben der Schutz und die Sicherheit der persönlichen Daten unserer Kunden höchste Priorität. Wir verpflichten uns zur Implementierung robuster Datenschutzpraktiken, um sicherzustellen, dass Daten mit Sorgfalt und in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen verarbeitet werden. Wir verstehen, dass einige Kunden anfängliche Vorbehalte gegen die derzeitige Migration von Postfächern auf unsere neue E-Mail-Plattform von Microsoft haben könnten. Wir möchten daher einige Zusicherungen geben, um auf solche Bedenken zu reagieren.

Als allgemeiner Überblick: Microsoft bestätigt im Rahmen seiner „Microsoft Compliance“-Seiten (Datenschutz-Grundverordnung - Microsoft GDPR) Folgendes:

“Microsoft praktiziert Privacy by Design und Privacy by Default in seinen Entwicklungs- und Geschäftsfunktionen. Im Rahmen dieser Bemühungen führt Microsoft umfassende Datenschutzprüfungen von Datenverarbeitungsvorgängen durch, die sich potenziell auf die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen auswirken können. In die Service-Gruppen eingebettete Datenschutzteams überprüfen das Design und die Implementierung von Diensten, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten auf eine respektvolle Art und Weise verarbeitet werden, die mit internationalem Recht, den Erwartungen der Benutzer und unseren ausdrücklichen Verpflichtungen übereinstimmt. Diese Datenschutzprüfungen sind in der Regel sehr detailliert - ein bestimmter Dienst kann Dutzende oder Hunderte von Prüfungen erhalten. Microsoft fasst diese detaillierten Datenschutzprüfungen in Datenschutz-Folgenabschätzungen (Data Protection Impact Assessments, DPIAs) zusammen, die größere Gruppen von Verarbeitungen abdecken, die dann vom Microsoft EU-Datenschutzbeauftragten (DSB) geprüft werden. Der Datenschutzbeauftragte bewertet die mit der Datenverarbeitung verbundenen Risiken, um sicherzustellen, dass ausreichende Schutzmaßnahmen ergriffen werden. Findet der DSB nicht geminderte Risiken, werden der Entwicklungsabteilung Änderungen empfohlen. DPIAs werden überprüft und aktualisiert, wenn sich die Datenschutzrisiken ändern. Microsoft hat als Auftragsverarbeiter die Pflicht, die für die Verarbeitung Verantwortlichen bei der Einhaltung der in der DSGVO festgelegten DPIA-Anforderungen zu unterstützen. Um unsere Kunden zu unterstützen, werden relevante Abschnitte von Microsofts DPIAs zusammengefasst und zur Verfügung gestellt ... mit der Absicht, dass die für die Verarbeitung Verantwortlichen, die sich auf Microsoft-Dienste verlassen, die Zusammenfassungen nutzen können, um ihre eigenen DPIAs zu erstellen.“

Während wir den Zugang zu Microsoft-Produkten vermitteln, ist es wichtig zu beachten, dass Microsoft als Drittanbieter unabhängig für die Einhaltung der DSGVO verantwortlich ist. Wir empfehlen unseren Kunden, die Datenschutzzusagen von Microsoft direkt auf der offiziellen Website (https://learn.microsoft.com/de-de/compliance/) zu lesen, um umfassende Informationen zu erhalten.

English Version:

What will change with the new Microsoft 365 email platform?

1. What advantages does the switch to the new platform offer me?
2. Where will my emails be hosted?
3. How many emails can I send per day in the future?
4. Does the number of recipients per email forwarding change?
5. I have created aliases for my mailbox that I use to send and receive emails. Will these aliases also be migrated?
6. Is there a limit on email mailboxes (licenses) per domain?
7. Catchall email addresses
8. Further Information regarding privacy at Microsoft 365

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What advantages does the switch to the new platform offer me? 

• Syncing across your devices – mobile phone, tablet or desktop  
• Support from our Microsoft 365 experts  
• Adaptive junk/spam filter 
• Two-factor authentication (Multi facto authenticatiion) for your mail account for more security  
• Ability to upgrade to get the full Microsoft 365 email experience with shared calendars, contacts and the full suite of Microsoft 365 applications including office and cloud storage. 

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Where will my emails be hosted? 

Microsoft 365 is hosted on the servers of our partner Microsoft. Customer data might be stored in multiple Microsoft data centers internationally. Microsoft currently makes decisions on where to store customer data based on two factors: (i) the “default geography of the tenant”; and (ii)  the available “geographies” for a given service. German based Host Europe customers using M365 Email or Exchange Online, Microsoft ToDo, OneDrive and SharePoint currently have their customer data stored in Germany (as at [DATE]). The position for other M365 services may be different. For further up to date information on the processing of your data and personal data by Microsoft, please see the Microsoft Customer Agreement (including in particular the Privacy & Security Terms section of the Microsoft Product Terms, which are incorporated into the Microsoft Customer Agreement by reference).

Further information regarding privacy at Microsoft 365 you can find here.

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How many emails can I send per day in the future?

You can send up to 10,000 emails per tenant (domain) per day to 1,000 recipients.

Further Limits you can find here: https://www.hosteurope.de/faq/microsoft365/allgemeines_m365/m365-limits#en 

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Does the number of recipients per email forwarding change?

From now on, the number of recipients per forwarding is limited to 10. If you have set more than 10 forwardings per recipient before the migration, we will migrate them all for you. However, you will not be able to add any more forwardings afterward. We are currently working on changing this restriction in the future. 

If you need more forwardings, you can increase the number by nesting them. 

Example:  

1. department@domain.de -> helpaddress1@domain.de and helpaddress1@domain.de 
2.  helpaddress1@domain.de -> employee1@domain.de ……… employee10@domain.de 
3. helpaddress2@domain.de -> employee11@domain.de and mitarbeiter12@domain.de 

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I have created aliases for my mailbox that I use to send and receive emails. Will these aliases also be migrated?

Yes, we will migrate aliases for you.  
 
An email alias allows you to receive emails without disclosing your Microsoft 365 email address. All emails sent to an alias are forwarded to the inbox of your primary email account. This feature allows you to diversify a single email account without needing multiple mailboxes, and you can create up to 400 aliases for an email account. 

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Is there a limit on email mailboxes (licenses) per domain?

There is a restriction of 300 email mailboxes (licenses) per domain. Aliases and forwardings are not included in this limit. 

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Catchall email addresses

If you have created catchall email addresses, we can take them over.

We do not recommend that you continue to use these, as the use of catch-all addresses makes it easier to send unsolicited emails, as the sender does not need to know the actual email address of the receipient.  

Therefore, please set up specific e-mail addresses instead of catchall addresses. 

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Further Information regarding Privacy at Microsoft 365

At Host Europe, we prioritize the privacy and security of our customers' personal data. We are committed to implementing robust privacy practices to ensure that data is handled with care and in compliance with applicable laws. We understand that some customers may have some initial reservations in response to the current migration of mailboxes to our new email platform powered by Microsoft. We therefore wanted to provide some assurances in response to such concerns.

By way of high level overview, as part of its “Microsoft Compliance” pages (https://learn.microsoft.com/en-us/compliance/regulatory/gdpr#gdpr-faqs?culture=en-us&country=us), Microsoft confirm the following:

“Microsoft practices privacy by design and privacy by default in its engineering and business functions. As part of these efforts, Microsoft performs comprehensive privacy reviews on data processing operations that have the potential to cause impacts to the rights and freedoms of data subjects. Privacy teams embedded in the service groups review the design and implementation of services to ensure that personal data is processed in a respectful manner that accords with international law, user expectations, and our express commitments. These privacy reviews tend to be granular — a particular service may receive dozens or hundreds of reviews. Microsoft rolls up these granular privacy reviews into Data Protection Impact Assessments (DPIAs) that cover major groupings of processing, which the Microsoft EU Data Protection Officer (DPO) then reviews. The DPO assesses the risks related to the data processing to ensure that sufficient mitigations are in place. If the DPO finds unmitigated risks, changes are recommended back to the engineering group. DPIAs will be reviewed and updated as data protection risks change. Microsoft, as a processor, has a duty to assist controllers in ensuring compliance with the DPIA requirements laid out in the GDPR. To support our customers, relevant sections of Microsoft's DPIAs are abstracted and will be provided...with the intent of allowing controllers relying on Microsoft services to leverage the abstracts in order to create their own DPIAs.”

While we facilitate access to Microsoft products, it is important to note that Microsoft, as a third-party provider, is independently responsible for its compliance with GDPR. We encourage our customers to review Microsoft's privacy commitments directly on their official website (https://learn.microsoft.com/en-us/compliance/)  for comprehensive details.