English Version below

1. Einrichtung der Zwei Faktor Authentifizierung
2. Neueinrichtung des E-Mail-Kontos in Ihrem E-Mail-Programm
3. E-Mail Signatur neu einrichten
4. Anpassung von Cronjobs und E-Mail-Skripten
5. Änderung der DNS-Einträge für Domains, deren DNS extern verwaltet wird

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Einrichtung der Zwei Faktor Authentifizierung

Nach der Migration sollte die Zwei-Faktor-Authentifizierung vom E-Mail-Nutzer eingerichtet werden. Es handelt sich hierbei um ein Sicherheitsfeature für den Zugriff auf das E-Mail-Konto.

Die Einrichtung erfolgt wie folgt: 

• Loggen Sie sich unter https://portal.office.com mit E-Mail-Adresse und Passwort erstmalig ein. 
• Im Laufe der Anmeldung werden Sie aufgefordert, die Zwei-Faktor-Authentifizierung einzurichten. Folgen Sie den Anforderungen auf dem Bildschirm. 
• Es wird empfohlen die Microsoft Authenticator App zu verwenden. Es können aber auch andere Authenticator Apps verwendet werden. 

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Neueinrichtung des E-Mail-Kontos in Ihrem E-Mail-Programm 

Wenn wir die E-Mail-Migration durchführt haben, erhalten Sie eine entsprechende Bestätigung per E-Mail.

Richten Sie bzw. der E-Mail-Nutzer dann bitte als nächstes das E-Mail-Konto in Ihrem E-Mail-Programm neu als Exchange-Konto ein. Das ist ganz einfach mit der E-Mail-Adresse und dem Passwort möglich.

Wir empfehlen hierbei die folgenden E-Mail-Programme jeweils in der aktuellen Version zu verwenden:

• Outlook 
• Mail von Mac OS 
• Mail App (IOS) 
• Outlook App (IOS und Android) 
• Thunderbird (nur mit entsprechendem OWL Plugin) 

Entsprechende Anleitungen finden Sie hier:

Einrichtung Microsoft 365  

Wenn Sie ein anderes E-Mail-Programm verwenden, prüfen Sie bitte, ob Exchange unterstützt wird. Sollte dies nicht der Fall sein, empfehlen wir Ihnen, stattdessen ein anderes Programm zu verwenden.

Wenn Sie Ihr Microsoft 365 E-Mail-Konto mit IMAP/POP3 weiter nutzen wollen, ist dies mit Einschränkungen möglich. Lesen Sie hier: Kann ich mit der neuen Microsoft 365-Plattform weiterhin IMAP und POP3 verwenden?

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E-Mail Signatur neu einrichten

Die E-Mail-Signatur kann nicht direkt migriert werden. Wir haben die im Webmailer bisher eingerichtete E-Mail-Signatur gesichert. Es ist erforderlich, dass Sie diese neu einrichten. Lesen Sie hier, wie vorzugehen ist:  E-Mail Signatur 

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Anpassung von Cronjobs und E-Mail-Skripten

Zum jetzigen Zeitpunkt können wir noch nicht mitteilen, ob nach der Migration Änderungen an Ihren Skripten bzw. Cronjobs notwendig sind. Wir werden hier in Kürze ein Update bereitstellen, sobald uns die Informationen vorliegen. 

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Änderung der DNS-Einträge für Domains, deren DNS extern verwaltet wird

Wenn das DNS Ihrer Domain nicht von uns verwaltet wird, ist es erforderlich, dass Sie die notwendigen Anpassungen im DNS Ihrer Domain selbständig durchführen. Sie erhalten dazu nach Abschluss der Migration eine entsprechende Information per E-Mail. Bitte nehmen Sie die Einstellungen zeitnah nach dieser Information vor. 

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English Version:

What actions do I need to take after the email migration?

1. Setup of two-factor authentication
2. Set up your mail account in your mail client
3. Set up a new e-mail signature
4. Change of cronjobs and email scripts
5. Change of dns entries, when Domain DNS is managed externally

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Setup of two-factor authentication

After the migration, two-factor authentication should be set up by the email user. This is a security feature for accessing the email account. 

It is set up as follows: 

• Log in at https://portal.office.com with your emaiil address and password for the first time.  
•  During the login process, you will be asked to set up two-factor authentication. Follow the requirements on the screen.  
• It is recommended that you use the Microsoft Authenticator app. However, other authenticator apps can also be used. 

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Set up your mail account in your mail client

Once we have completed the email migration, you will receive a corresponding confirmation by email. 

Next, please set up the e-mail account in your e-mail programme as an Exchange account. This is very easy to do using the e-mail address and password. 

We recommend using the latest version of the following e-mail programmes: 

• Outlook  
• Mail from Mac OS  
• Mail App (IOS)  
• Outlook App (IOS and Android)  
• Thunderbird (with OWL Plugin) 

You can find instructions here:

Set up Microsoft 365 

If you use another mail client please check, if Exchange is supported. If it is not the case, we recommend to use an other client instead.

If you want to use your Microsoft 365 e-mail account with IMAP/POP3, this is possible with restrictions. Read more here: Can I continue to use IMAP and POP3 with the new Microsoft 365 platform?

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Set up a new e-mail signature 

The e-mail signature cannot be migrated directly. We stored the signature information for you. It is necessary to set it up again. Read here how to proceed: Email signature 

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Change of cronjobs and email scripts

At this stage, we are not yet able to say whether changes to your scripts or cronjobs will be necessary after the migration. We will provide an update here shortly as soon as we have the information. 

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Change of dns entries, when Domain DNS is managed externally

If the DNS of your domain is not managed by us, it is necessary for you to make the necessary adjustments to the DNS of your domain yourself. You will receive corresponding information by e-mail once the migration is complete. Please make the settings promptly after receiving this information.  

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