English Version below

1. Verteilerlisten
2. Komplexe E-Mail-Filter-Einstellungen
3. Spezielle Konfigurationen von Autorespondern
4. E-Mail-Sammeldienst im KIS und Webmailer
5. E-Mail-Signatur
6. Einstellungen zur Automatische Löschung von E-Mails

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Verteilerlisten 

Was geschieht mit Verteiler- und Kontaktlisten aus dem Webmailer, die nicht migriert werden können? 

Aus technischen Gründen können Verteiler- und Kontaktlisten nicht automatisch migriert werden. Um Ihnen dennoch den Zugriff auf Ihre Kontakte zu ermöglichen, haben wir folgende Maßnahmen ergriffen:   

1. Ihre Listen wurden in Ihrem Outlook Web App gespeichert. Sie finden diese Informationen im Ordner "Kontaktliste" als Entwurfs-E-Mail oder Nachricht.   
2. Die Nachricht hat den Betreff "Adressen aus Ihrer bisherigen Kontaktliste <Kontaktlistenname> aus AppSuite Webmail". Der Platzhalter <Kontaktlistenname> wird durch den Namen Ihrer ursprünglichen Liste ersetzt.   
3. Inhalt der E-Mail: Diese E-Mail enthält eine vollständige Liste aller Kontaktnamen und E-Mail-Adressen, die zuvor in Ihrer Verteiler- oder Kontaktliste enthalten waren.   

Schritt für Schritt: Manuelle Erstellung einer Kontaktliste   

Sobald Sie die E-Mail gefunden haben, können Sie anhand der darin enthaltenen Informationen Ihre Kontaktliste in Outlook Web App manuell wiederherstellen:   

1. Öffnen Sie in Outlook Web App den Bereich "Personen", dieser befindet sich in der Leiste ganz links.   
2. Legen Sie eine neue Kontaktliste an: Klicken Sie auf den Pfeil neben “Neuer Kontakt” und anschließend auf "Neue Kontaktliste", um eine neue Liste zu erstellen.  
   
3. Kontakte hinzufügen: Übertragen Sie die Kontaktdaten aus der E-Mail in Ihre neue Kontaktliste.  

Mit diesen Schritten sollten Sie Ihre Verteiler- und Kontaktlisten problemlos wiederherstellen können. 

Komplexe E-Mail-Filter-Einstellungen

Wir können Filtereinstellungen übernehmen, sofern diese nicht zu komplex gestaltet sind.

Folgende Regeln können wir im Rahmen der Migration übernehmen: 

• Empfänger, Absender, Betreff, Kopie 
• Priorität, Content-Type, Return-Path 
• Datum  
• Verschieben zu Ordner... 
• Kopie erstellen 

Folgende Filter /Regeln können wir nicht übernehmen: 

• Spamscore (X-HE-Spam-Level) 
• Spamreport (X_HE_Spam-Report) 
• Hinzufügen eines Prefix zur Betreffzeile 
• Benennung der eigenen Filterregeln 
• Invertierte Parameter für Regeln werden im Ziel nicht unterstützt 
• Regex-Bedingung wird vom Ziel nicht unterstützt 

Sehr komplexe Filter können nicht übernommen werden. In diesem Fall legen wir diese als E-Mail oder Notiz nach der Migration ab, so dass Sie diese einsehen können. 

Spezielle Konfigurationen von Autorespondern

Wir übernehmen Autoresponder und richten diese wieder neu ein.

Folgende Elemente können jedoch nicht übernommen werden, da Microsoft 365 diese Option nicht anbietet:

• Auswahl der Absenderadresse  
• Individuelle Angabe des Anzeigenamens des Absenders  
• Auswahl, ob single reply verwendet werden soll oder nicht 
• Änderung des Betreffs der Mail 

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E-Mail-Sammeldienst im KIS und Webmailer

Einige Kunden haben im KIS oder im Webmailer den E-Mail-Sammeldienst eingerichtet, um E-Mail-Konten anderer E-Mail-Anbieter über Host Europe abzurufen und mit Ihrem E-Mail-Konto von Host Europe zu verknüpfen. 
 
Dieser Dienst wird nach der E-Mail-Migration nicht mehr angeboten und die E-Mails anderer Anbieter können daher nicht mehr über Host Europe abgerufen werden. 

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E-Mail Signatur 

Nach der Migration finden Sie einen Ordner mit dem Namen "Signaturen" in Ihrem E-Mail-Konto. In diesem Ordner sind alle Ihre früheren E-Mail-Signaturen als Entwürfe gespeichert.  

Um Ihre Signatur einzurichten, können Sie jeden Entwurf manuell öffnen und die gewünschte Signatur in Ihre E-Mail-Einstellungen kopieren. Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, mehrere Signaturen zur Verfügung zu haben, zwischen denen Sie bei Bedarf wechseln können. Bitte beachten Sie, dass keine Signatur automatisch eingerichtet wird, was Ihnen die Flexibilität gibt, Ihre E-Mail-Einstellungen nach Ihren Wünschen anzupassen. 

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Einstellungen zur Automatische Löschung von E-Mails

Die Einstellungen zur automatischen Löschung von E-Mails (z.B. alle E-Mails älter als x Tage) in einem bestimmten Ordner (z.B. Papierkorb) können leider nicht mit zu Microsoft 365 migriert werden.

Sie können jedoch bei Microsoft die Archivierungsfunktion nutzen und dieses Feature neu einrichten. Hier erläutern wir Ihnen, wie das geht: Wie kann ich E-Mails automatisch archivieren oder löschen?

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English Version:

What cannot be migrated and which functions will be cancelled?

1. Distribution lists
2. Complex mail filter settings
3. Special configurations of autoresponders
4. Email Unification Service (KIS/Webmailer)
5. Email signature
6. Configuration regarding automatic deletion of emails

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Distribution lists 
 

What happens to distribution and contact lists from the webmailer that cannot be migrated?

Due to technical reasons, distribution and contact lists cannot be automatically migrated. To still allow you access to your contacts, we have taken the following measures:  

1. Your lists have been saved in your Outlook Web App. You can find this information in the "Contact List" folder as a draft email or message.  
2. The message is titled "Addresses from your previous contact list <Contact List Name> from AppSuite Webmail". The placeholder <Contact List Name> is replaced with the name of your original list. 
3. Email content: This email contains a complete list of all contact names and email addresses previously included in your distribution or contact list.  

Step by step: Manual creation of a contact list  

Once you have found the email, you can manually restore your contact list in Outlook Web App using the information contained within:

1. Open the "People" section in Outlook Web App, located in the bar on the far left.  
2. Create a new contact list: Click the arrow next to "New Contact" and then click "New Contact List" to create a new list.  
3. Add contacts: Transfer the contact details from the email into your new contact list. 

With these steps, you should be able to easily restore your distribution and contact lists. 

Complex mail filter settings

We can adopt filter settings as long as they are not too complex. 

We can adopt the following rules as part of the migration:  

• Recipient, sender, subject, copy  
• Priority, Content-Type, Return-Path  
• Date   
• Move to folder...  
• Create copy  

We cannot apply the following filters/rules:  

• Spamscore (X-HE-Spam-Level)  
• Spam report (X_HE_Spam-Report)  
• Add a prefix to the subject line  
• Naming your own filter rules  
• Inverted parameters for rules are not supported in the target  
• Regex condition is not supported by the target  

Very complex filters cannot be transferred. In this case, we will save them as an e-mail or note after the migration so that you can view them. 

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Special configurations of autoresponders 

We take over autoresponders and set them up again. 

However, the following elements cannot be transferred as Microsoft 365 does not offer this option: 

• Selection of the sender address   
• Individual specification of the sender's display name   
• Selection of whether single reply should be used or not  
• Change the subject of the email 

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Email Unification Service (KIS/Webmailer) 

Some customers have set up the email collection service in the KIS or webmailer to retrieve email accounts from other providers via Host Europe and link them to their Host Europe email account. 

This service will no longer be offered after the email migration and emails from other providers can therefore no longer be retrieved via Host Europe. 

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Email signature

After the migration, you will find a "Signatures" folder in your mailbox. This folder contains all your previous email signatures as drafts. 

To set up your signature, you can manually open each draft and copy the desired signature into your email settings. This approach allows you to have multiple signatures available, which you can switch between as needed. Please note that no signature is set up automatically, giving you the flexibility to customize your email settings according to your preferences. 

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Configuration regarding automatic deletion of emails

Unfortunately, the settings for the automatic deletion of emails (e.g. all emails older than x days) in a specific folder (e.g. recycle bin) cannot be migrated to Microsoft 365. 

However, you can use the archiving function at Microsoft and set up this feature again. We explain how to do this here:  How do I set up automatic e-mail archiving or deletion?

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