English Version below

1. Muss ich jetzt tätig werden? Was kann ich vor der Migration erledigen?
2. Was kann ich tun, um die zu erwartenden Kosten durch die Migration zu verringern?
3. Was passiert, wenn ich keine separate E-Mail über notwendige Änderungen/Einstellungen erhalte?
4. Was passiert, wenn ich die benötigten Änderungen/Einstellungen nicht durchführe?
5. Soll ich ein lokales Backup bei einer POP3-Konfiguration machen?

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Muss ich jetzt tätig werden? Was kann ich vor der Migration erledigen?

Nein, zum jetzigen Zeitpunkt müssen Sie nichts tun. Falls Sie vor der Migration noch Änderungen/Einstellungen vornehmen müssen, werden wir Sie rechtzeitig mit separater E-Mail darüber informieren. 

Wir empfehlen Ihnen jedoch, folgende Aktionen im Vorfeld durchzuführen: 

1. Löschen Sie nicht mehr benötigte E-Mail-Konten und E-Mail-Adressen 
   Wir empfehlen Ihnen, nicht genutzte E-Mail-Konten (Postfächer) oder E-Mail-Adressen zu löschen, damit keine unnötigen Kosten entstehen. Dies können Sie im KIS an folgende Stelle vornehmen: 
   
   E-Mail-Konten: Produktverwaltung - Produktbereich wählen* - Konfigurieren - E-Mail - E-Mail-Konten verwalten / Autoresponder / Filter / Webmailer 
   E-Mail-Adressen: Produktverwaltung - Produktbereich wählen* - Konfigurieren - E-Mail - E-Mail-Adressen verwalten 
   
   *mögliche Produktbereiche: Domain & Mail, Webhosting, WebServer, MailServer,... 

2. Achten Sie darauf, dass E-Mail-Konten eine Größe von 50 GB nicht überschreiten

   • Bitte stellen Sie sicher, dass das einzelne E-Mail-Konto eine Größe von 50 GB nicht überschreitet. Die Größe der E-Mail-Konten können Sie ebenfalls unter “E-Mail-Konten verwalten / Autoresponder / Filter / Webmailer” einsehen, indem Sie oben rechts auf den Button “Statistiken anzeigen” klicken. Die Größe der E-Mail-Konten wird dann in der Tabelle eingeblendet.

   • Löschen Sie nicht mehr benötigte E-Mails. Bitte denken Sie daran, dass E-Mails, die gelöscht werden, in den Papierkorb verschoben werden und dort weiterhin Speicher belegen. Löschen Sie daher diese E-Mails auch aus dem Papierkorb, um den Speicherplatz des E-Mail-Kontos zu reduzieren.

3. Stellen Sie vor der Migration sicher, dass Ihr KIS Zugang funktioniert
   Wenn folgende drei Punkte zutreffen, wird ein KIS-Login und Passwort Reset des KIS-Passwort nach der Migration nicht möglich sein.
   
   - Die E-Mail-Adresse, die migriert wird, ist als Kontakt-E-Mail-Adresse in den Stammdaten im KIS hinterlegt.
   - Sie haben Ihr KIS-Passwort vergessen
   - Sie haben Ihr E-Mail-Konto-Passwort vergessen.
   
   In diesem Fall können Sie den Rücksetzungslink (Passwort-Reset) für Ihr KIS-Passwort nicht über Ihr migriertes E-Mail-Konto empfangen. Nach der Migration ist der Zugriff auf dieses E-Mail-Konto möglicherweise nicht sofort möglich. Sie müssen zunächst Ihr E-Mail-Programm neu einrichten oder sich im neuen Outlook Webmailer anmelden. Dafür benötigen Sie jedoch das Passwort Ihres migrierten E-Mail-Kontos, welches nur über das KIS neu gesetzt werden kann.
   
   Um Probleme mit dem KIS-Zugang nach der Migration zu vermeiden, sollten Sie vorher sicherstellen, dass Sie Zugriff auf das KIS haben. Loggen Sie sich hierzu einfach unter https://kis.hosteurope.de/ ein. Sollte kein Zugriff möglich sein, nutzen Sie bitte die "Passwort vergessen?"-Funktion unter https://sso.hosteurope.de/passwort-vergessen?app=kis&path=%2F
   
   

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Was kann ich tun, um die zu erwartenden Kosten durch die Migration zu verringern?

• Löschen Sie nicht mehr benötigte E-Mail-Konten. 
• Löschen Sie nicht mehr benötigte E-Mail-Adressen und Weiterleitungen. 
• Wenn Sie bestimmte E-Mail-Adressen noch brauchen, aber das E-Mail-Konto nicht mehr, weisen Sie die E-Mail-Adresse einem anderen E-Mail-Konto zu und verwalten Sie neue eingehende E-Mails dann über das andere Konto. Das nicht mehr benötigte E-Mail-Konto löschen Sie dann. 
• E-Mail-Konten, die 10 GB überschreiten, müssen auf den Zieltarif Microsoft 365 Email Plus migriert werden. Sie können die Kosten auch reduzieren, indem Sie mit Ihrem einzelnen E-Mail-Konto die Größe von 10 GB nicht überschreiten. Löschen Sie dazu nicht mehr benötigte E-Mail-Adressen und denken Sie auch daran, dass E-Mails im Papierkorb ebenfalls Speicher belegen. 
• Hinweis: Für eine Kostenreduktion kann je nach Konstellation Ihrer aktuellen Pakete auch ein Wechsel auf ein anderes Produkt sorgen. Lesen Sie dazu hier weiter. Welche Alternativen gibt es für meinen E-Mail-Service?

Weiterführende Infos in dieser FAQ:

• Muss ich jetzt tätig werden? Was kann ich vor der Migration erledigen? 
• Welche Alternativen gibt es für meinen E-Mail-Service? 

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Was passiert, wenn ich keine separate E-Mail über notwendige Änderungen/Einstellungen erhalte?

Wenn Sie keine E-Mail erhalten, bedeutet dies, dass Ihre E-Mail-Produkte für die Migration bereit sind. Sie werden nur die 7-Tage-, 1-Tage- und Bestätigungs-E-Mails erhalten. 

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Was passiert, wenn ich die benötigten Änderungen/Einstellungen nicht durchführe? 

Sollten Sie die nötigen Einstellungen nicht abändern, werden wir diese für Sie durchführen. Es kann sein, dass es dabei zu Einschränkungen kommt. Daher empfehlen wir Ihnen dringend, diese zeitnah abzuändern, sobald Sie dazu per E-Mail aufgefordert werden. 

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Soll ich ein lokales Backup bei einer POP3-Konfiguration machen?

Wenn Sie in Ihrem E-Mail-Programm ein POP3-Konto eingerichtet haben, empfehlen wir, vor der E-Mail-Migration auf die neue Plattform, eine lokale Sicherungskopie Ihrer E-Mails, Kalender und Kontakte zu erstellen. Dadurch wird z.B. sichergestellt, dass keine Ihrer E-Mails verloren gehen.

Bitte beachten Sie, dass wir Ihnen dazu keine detaillierten Anweisungen geben können, da dies von Ihrem jeweilig verwendeten E-Mail-Programm abhängt.

Wenn Sie die Sicherungskopie nach der E-Mail-Migration wiederherstellen möchten, lesen Sie bitte die Anweisungen Ihres E-Mail-Programms sorgfältig durch, um zu vermeiden, dass E-Mails oder Ereignisse überschrieben werden.  

Wir empfehlen Ihnen nachdrücklich, Ihre E-Mails über Exchange-Protokolle zu integrieren, indem Sie Outlook auf einem Windows-System, Apple Mail auf einem Mac und Ihren Standard-E-Mail-Programm auf Ihrem mobilen Gerät verwenden.

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English Version:

What do I need to do before starting the email migration?

1. Do I need to take action now? What can I do prior to the migration?
2. What can I do to reduce the expected costs of migration? 
3. What happens if I don't receive an email about necessary changes/settings?
4. What happens if I don't make the necessary changes/settings?
5. Should I make a local backup with a POP3 configuration?

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Do I need to take action now? What can I do prior to the migration? 

No, at this point, you do not need to do anything. If you need to make changes/settings before the migration, we will inform you in good time by email. 

However, you can still carry out the following actions in advance:

1. Delete email accounts and email addresses that you no longer need
   We recommend deleting unused inboxes to avoid incurring costs. You can do this in the KIS at the following location: 
   
   email accounts: Product Admin - product area* - Configure - E-Mail - Manage e-mail accounts / Autoresponder / Filter / Webmailer 
   email addresses: Product Admin - product area* - Configure - E-Mail - Manage e-mail addresses/  
   
   *possible product areas: Domain & Mail, Webhosting, WebServer, MailServer,... 

2. make sure that email accounts do not exceed a size of 50 GB

   • Please ensure that the individual email account does not exceed a size of 50 GB. You can also view the size of the e-mail accounts under ‘Manage e-mail accounts / Autoresponder / Filter / Webmailer’ by clicking on the ‘Show statistics’ button in the top right-hand corner. The size of the email accounts is then displayed in the table. 

   • Delete emails that you no longer need. Please remember that emails that are deleted are moved to the recycle bin and continue to occupy memory there. You should therefore also delete these emails from the recycle bin in order to reduce the storage space of the email account.

3. Before the migration, make sure that your KIS access works
   To avoid problems with the KIS access after the migration, you should make sure beforehand that you have access to the KIS and can log in with the access data.

   If the following three points apply, it will not be possible to log in to the KIS and reset the KIS password after the migration:

   - The email address that is being migrated is stored as the contact email address in the master data in the KIS.
   - You have forgotten your KIS password
   - You have forgotten your email account password.

   In this case, you cannot receive the reset link (password reset) for your KIS password via your migrated e-mail account. You may not be able to access this email account immediately after the migration. You must first set up your email programme again or log in to the new Outlook webmailer. To do this, however, you will need the password for your migrated e-mail account, which can only be reset via the KIS.
   
   To avoid problems with KIS access after the migration, you should first ensure that you have access to the KIS. To do this, simply log in at https://kis.hosteurope.de/. If access is not possible, please use the ‘Forgotten password?’ function at https://sso.hosteurope.de/passwort-vergessen?app=kis&path=%2
   
   

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What can I do to reduce the expected costs of migration? 

• Delete email accounts that you no longer need.  
• Delete email addresses and forwarders that you no longer need . 
• If you still need certain email addresses but no longer need the email account, assign the email address to another email account and then manage new incoming emails via the other account. Then delete the email account you no longer need.  
• Email accounts that exceed 10 GB must be migrated to the Microsoft 365 Email Plus target tariff. You can also reduce costs by not exceeding 10 GB with your individual email account. To do this, delete email addresses that you no longer need and remember that emails in the recycle bin also take up memory.   
• Note: Depending on the configuration of your current packages, switching to a different product can also reduce costs. Read more here: What alternatives are there for my e-mail service?

Further information in this FAQ:  

• Do I need to take action now? What can I do before the migration 
• What alternatives are there for my e-mail service? 

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What happens if I don't receive an email about necessary changes/settings?

If you do not receive an email, it means that your email products are ready for the migration. You will only receive the 7-day, 1-day, and confirmation emails. 

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What happens if I don't make the necessary changes/settings?

If you do not make the necessary changes, we will do it for you. There may be limitations involved. Therefore, we strongly recommend that you make these changes promptly once you are asked to do so via email. 

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Should I make a local backup with a POP3 configuration?

If you have set up a POP3 account in your email client, we recommend that you create a local backup of your emails before migrating to the new platform. This ensures that none of your emails are lost.

Please note that we cannot give you detailed instructions on how to do this, as this depends on the e-mail programme you are using. 

If you want to restore the backup copy after the email migration, please read the instructions of your email programme carefully to avoid overwriting emails or events.  

We strongly recommend that you integrate your emails via Exchange protocols using Outlook on a Windows system, Apple Mail on a Mac and your default email programme on your mobile device

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